Drei Tipps für bessere Videokonferenzen
Von Soloselbstständigen über kleine und mittelständische Unternehmen bis hin zu multinationalen Konzernen: Die Videokonferenz ist für viele von uns inzwischen zum festen Bestandteil des Arbeitsalltags avanciert. Was als Notlösung während der Pandemie begann, erwies sich dabei schnell als Asset. Virtuelle Meetings sind schließlich nicht nur kostengünstig und schnell organisiert, sondern ermöglichen auch über Ländergrenzen und Zeitzonen hinweg effektive Zusammenarbeit.
Der einzige Haken dabei? Videokonferenzen werden erstaunlich schnell anstrengend.
Zum Teil mag die sogenannte „Zoom Fatigue“ – die eigentümliche Müdigkeit, die sich während virtueller Meetings einstellt – der Tatsache geschuldet sein, dass wir uns in zwei Jahren Homeoffice an unseren Monitoren sattgesehen haben. Doch selbst Teams, die sich auch weiterhin bewusst für Videokonferenzen entscheiden, weil sie gern und gut im virtuellen Raum zusammenarbeiten, kennen das Phänomen: Manchmal lässt die Produktivität der Beteiligten schlagartig nach.
Aber warum eigentlich? Wie entsteht Zoom Fatigue und können wir ihr vorbeugen? Die Projektmanagement-Experten am SEMINAR INSTITUT sind der Frage für Sie nachgegangen.
Raus aus dem kognitiven Overdrive: So gestalten Sie Videokonferenzen effektiver
Eine Erklärung dafür, warum sich Videokonferenzen auf Dauer anstrengender gestalten als klassische Meetings in Präsenz, liefert die Cognitive Load Theory. Sie stammt aus der Kognitionspsychologie und basiert auf der Annahme, dass das menschliche Gehirn nur eine gewisse Menge an Informationen gleichzeitig verarbeiten kann. Ist das Arbeitsgedächtnis voll, sinkt sowohl die Aufnahmefähigkeit als auch die Konzentration. Arbeiten wir in diesem Zustand weiter, werden wir immer unproduktiver und fehleranfälliger.
Dass wir im virtuellen Raum besonders schnell an die Grenzen unserer kognitiven Aufnahmefähigkeit stoßen, ist vor allem der Perspektive geschuldet, die wir in Videokonferenzen einnehmen. Wollen wir uns auf einen Sprecher konzentrieren, bieten uns gängige Videokonferenz-Tools die Möglichkeit, ein einzelnes Video zu maximieren und alle anderen (weitestgehend) ausblenden. Weil das aber das digitale Äquivalent zu Tunnelblick wäre, entscheiden wir uns gerade in Meetings mit größeren Teams zumeist für die alternative Ansicht: Für ein Mosaik aus kleinen Video-Fenstern.
Diese Ansicht ermöglicht es uns zwar, die Reaktionen der anderen besser im Blick zu behalten, birgt aber auch einen entscheidenden Nachteil: Es gibt einfach so viel zu sehen, dass sich der Arbeitsspeicher des Gehirns innerhalb kürzester Zeit mit irrelevanten optischen Eindrücken füllt. Wollen wir der Zoom Fatigue entgegenwirken, gilt es daher, die Zahl der nonverbalen Signale so weit wie möglich zu reduzieren, damit wir uns wieder aufs Wesentliche konzentrieren können.
1. Schalten Sie die Selbstansicht aus
Die Selbstansicht in Videokonferenzen erweist sich aus zweifachem Grund als zentraler Störfaktor. Zum einen vergrößert sie die ohnehin schon enorme Zahl der nonverbalen Signale, die während eines virtuellen Meetings auf Sie einprasseln. Zum anderen gibt uns die Selbstansicht aber auch die Gelegenheit, uns während der Videokonferenz selbst zu beobachten.
Das ist extrem verlockend, da wir im Arbeitsalltag nur selten die Chance haben, uns durch die Augen unseres Gegenübers zu betrachten und unsere Außenwirkung in Echtzeit zu optimieren. Je mehr wir uns dazu verleiten lassen, desto anstrengender wird das Ganze aber auch: Alles, was wir tun, wird schließlich noch im selben Moment analysiert.
Um zu verhindern, dass wir unsere Aufmerksamkeit auf Unwesentliches richten, ist es daher ratsam, die Selbstansicht in Videokonferenzen nur für einen schnellen Check am Anfang zu nutzen. Ist die Kamera richtig eingestellt? Habe ich alles aus dem Hintergrund entfernt, was andere Teammitglieder in der Videokonferenz ablenken könnte? Sobald Sie diese beiden Fragen mit „ja“ beantworten können, ist es an der Zeit, die Selbstansicht auszuschalten und sich auf Ihr Team zu konzentrieren.
2. Vermeiden Sie Ablenkungen während digitaler Präsentationen
Im virtuellen Raum ist Sichtbarkeit gleichbedeutend mit Verbindlichkeit: Durch Einschalten der Kamera signalisieren die Mitglieder Ihres Teams, dass sie aktiv an der Videokonferenz teilnehmen. Grundsätzlich ist es auch ein guter Ansatz, während Diskussionsphasen auf eingeschaltete Webcams zu bestehen, um im digitalen Raum ein produktives Arbeitsklima zu schaffen.
Während einer Präsentation wirkt diese Ansicht jedoch schnell ablenkend, weil Folien und Videos um die Aufmerksamkeit der Anwesenden konkurrieren. Damit Sie und Ihr Team sich leichter und länger auf den Inhalt der Präsentation konzentrieren können, etablieren Sie daher am besten eine einfache Regel für Videokonferenzen: Solange ein Teammitglied seinen Bildschirm teilt, werden alle Kameras ausgeschaltet.
3. Setzen Sie eine Obergrenze für die Dauer der Videokonferenz
Wenn Sie und Ihre Mitarbeiter agile Methoden wie Scrum nutzen, sind Sie mit dieser Projektmanagment-Technik sicher längst vertraut: Die täglichen Meetings im Team haben hier eine vorgeschrieben Höchstdauer, die nicht überschritten werden darf. Für ein Daily – das tägliche Update-Meeting im Scrum, bei dem sich das Projektteam über aktuelle Ziele und Probleme austauscht – werden beispielsweise nur 15 Minuten veranschlagt. Alles, was nicht in dieses Zeitfenster passt, wird ins nächste Meeting verschoben.
Wenn Sie regelmäßig virtuelle Meetings organisieren, empfiehlt es sich, dabei mit ähnlich striktem Zeitmanagement zu arbeiten. Je kürzer die Videokonferenz, desto geringer ist schließlich das Risiko, dass Zoom Fatigue einsetzt. Ein klares Limit für die Dauer eines Meetings mag im ersten Moment nach zusätzlichem Stress und Leistungsdruck klingen, doch wenn sich ein Team erst einmal daran gewöhnt hat, trägt der strenge Zeitplan dazu bei, Videokonferenzen insgesamt effizienter zu gestalten.
Seminare und Coaching zur effizienten Kommunikation im Team
Sind Sie als Führungskraft auf der Suche nach neuen Ideen, um den Austausch mit Ihren Mitarbeitern zielführender zu gestalten? Oder übernehmen Sie als Projektmanager Verantwortung dafür, dass Ihr Projektteam sich im Rahmen regelmäßiger Meetings über aktuelle Arbeitsstände und Hindernisse austauscht? In den Seminaren und Coachings von SEMINAR-INSTITUT teilen erfahrene Projektmanager und Rhetorik-Profis ihre besten Tipps für die Kommunikation im Team mit Ihnen. So lernen Sie, das meiste aus Ihren Meetings zu machen – in Präsenz oder per Videokonferenz.
Unser Seminar „Erfolgreiche Projektleitung“ verbindet beispielsweise die Grundlagen des Projektmanagements mit einem intensiven Führungskräftetraining für Projektmanager. Speziell für Führungskräfte, die sich für agile Methoden wie Scrum interessieren, bieten wir außerdem das Seminar „Management und Führung – Aufbau“ an. Hier lernen Sie, die charakteristischen Konzepte und Prozesse der agilen Methoden als Instrumente der Mitarbeiterführung zu nutzen, um die Produktivität Ihrer Projektteams zu steigern.
