Gut vorbereitet in die Verhandlung: Drei Tipps für erfolgreiche Abschlüsse
Geht es um die hohe Kunst des Verhandelns, führen Ratgeber und Coaches oftmals Persönlichkeit, Psychologie und Rhetorik als Kernkompetenzen ins Feld. Ein vierter, wenig glamouröser Aspekt geht dabei bisweilen unter: Gründliche Vorbereitung.
Ja, Sie sollten improvisieren können, um auf überraschende Wendungen im Verlauf einer Verhandlung zu reagieren. Und ja, Sie müssen Ihre eigenen Emotionen im Griff haben, um eine sachliche Atmosphäre zu schaffen und die Weichen für Win-Win-Situationen zu stellen. Aber all diese Fähigkeiten nutzen Ihnen nur dann etwas, wenn Sie auch Ihre Hausaufgaben gemacht haben.
Ob es um die Gehaltsverhandlung geht oder um den großen Deal mit einer Partnerfirma, eine erfolgreiche Verhandlung steht oder fällt mit der Vorbereitung. Doch was sollten Sie dabei beachten? Welche Schritte machen sich bezahlt, welche sind unverzichtbar? Die Experten von SEMINAR-INSTITUT haben drei praxiserprobte Tipps zur Vorbereitung von Verhandlungen für Sie zusammengestellt.
Antizipieren statt reagieren: Warum es sich lohnt, Verhandlungen vorzubereiten
Damit Sie eine Verhandlung zum Erfolg führen können, müssen mehrere Bedingungen erfüllt sein: Sie müssen erstens Ihr Verhandlungsziel kennen, zweitens Ihren Verhandlungspartner verstehen und drittens ein Verhandlungssetting kultivieren. Doch das ist leichter gesagt als getan. Um ein Verhandlungsziel genau festzulegen, ist es zunächst unumgänglich, dass wir uns unserer eigenen Interessen bewusst werden. Hinzu kommt die Einsicht, dass jedes Verhandlungsziel aus zwei Elementen besteht – einer Ober- und einer Untergrenze. Profis wissen, dass letzteres Element das wichtigere ist: Wir müssen wissen, wo die Schmerzgrenze liegt, ab der sich eine erfolgreiche Verhandlung in ein Verlustgeschäft verwandelt.
Was heißt es außerdem, unseren Verhandlungspartner zu verstehen? Damit ist nicht nur gemeint, seine Interessen zu kennen: Um seine Argumente zu entkräften, müssen wir sie vorhersehen. Das setzt wiederum voraus, dass wir mit der Faktenlage vertraut sind und beide Seiten des Verhandlungstisches gut kennen. Hier kommt dann auch schon die dritte Bedingung zum Tragen: Je größer und komplexer die Verhandlung, desto schwieriger ist es, persönlich über alle Informationen zu verfügen. Stattdessen benötigen wir ein Verhandlungsteam, dessen Aufgabenteilung alle Aspekte abdeckt. Zum Setting gehört ferner der Umgang mit unseren Verhandlungspartnern sowie die Herstellung einer kontrollierten Kommunikationskultur.
Indem Sie diese drei Aspekte – Ihre eigenen Ziele, die Gegenseite und die Verhandlungskultur – in die Vorbereitung auf Verhandlungen einbeziehen, schaffen Sie einen Rahmen, in dem Sie Ihre Verhandlungsstrategie gezielter entfalten können.
Vorbereitungsschritt #1: Ziele definieren
Niemand sollte ohne klare Zielvorstellung in eine Verhandlung gehen. Doch Vorsicht! Zunächst klären Sie, was das bestmögliche Ergebnis wäre, indem Sie Ihre eigenen Interessen bzw. die Interessen Ihres Unternehmens für das gegebene Szenario sowie den Raum des wirtschaftlich Möglichen analysieren. Belassen Sie es aber nicht dabei, Ihr Maximalziel zu definieren. Wichtiger für den Verhandlungsprozess und das Abwägen Ihrer Verhandlungsschritte ist die sogenannte BATNA, die beste Alternative zu einer ausgehandelten Einigung: Was werden Sie tun, wenn die Verhandlung nicht so endet, wie Sie es sich wünschen würden? Welche Alternativen haben Sie – und wenn Sie sich nicht mit diesem Verhandlungspartner einig werden, an wen können Sie sich stattdessen wenden?
Die Verhandlungsexperten Fisher und Ury bezeichnen die BATNA aus gutem Grund als Dreh- und Angelpunkt des Verhandelns: Sie gibt uns den Rahmen vor, innerhalb dessen wir (ver-)handeln können. So folgt aus der BATNA unter anderem eine Untergrenze Ihres Ziels: Kein Verhandlungsergebnis darf für Ihre Seite schlechter sein als die beste Alternative zur Einigung. Verhandeln Sie beispielsweise im Einkauf mit Lieferant 1 um den Preis für einen bestimmten Artikel, könnten Sie dabei als BATNA das Angebot von Lieferant 2 im Hinterkopf haben: So wissen Sie von Anfang an, welchen Preis Lieferant 1 Ihnen auf jeden Fall bieten muss, damit nicht die Alternative – Sie beenden die Verhandlung und kaufen einfach bei Lieferant 2 ein – zur attraktiveren Lösung wird.
Vorbereitungsschritt #2: Beide Seiten kennen und verstehen
Eine erfolgreiche Verhandlung setzt auch voraus, dass wir in der Lage sind, uns in die andere Seite hineinzuversetzen. So können wir Angebote, Einwände und gemeinsame Interessen antizipieren und uns schon im Vorfeld der eigentlichen Verhandlung passende Gegenargumente bereitlegen. In diesem Kontext wird oft die psychologische Komponente betont und der Verhandlungspartner als Person analysiert: Verhandelt er hart oder weich? Kooperativ oder konfrontativ? Hat er irgendwelche Vorlieben oder Abneigungen, die wir uns zunutze machen könnten?
Ein anderer, nicht minder relevanter Faktor kommt dabei manchmal zu kurz: Die Zahlen und Fakten. Um die Züge unseres Verhandlungspartners vorhersehen und managen zu können, müssen wir schließlich auch wissen, von welcher Datengrundlage er ausgeht. Wie steht es eigentlich um das Unternehmen, mit dessen Vertretern wir verhandeln? Wie groß ist sein Kundenstamm – und wie viel Umsatz generiert es derzeit? Fakten wie diese helfen uns dabei, auszuloten, was für unsere Verhandlungspartner relevant und realistisch ist.
Damit gilt es allerdings auch, sich mit zwei großen Informationsfeldern vertraut zu machen: Dem unserer Seite und jenem der Gegenseite. Erst dann können wichtige Vorbereitungsfragen überhaupt sinnvoll beantwortet werden: Welches Ziel verfolgt die andere Seite? Wie stark ist ihre Verhandlungsposition? Welchen Sachzwängen unterliegt unser Verhandlungspartner? Selbst der rhetorisch oder psychologisch begabteste Unterhändler darf diesen Teil der Vorbereitung nicht vernachlässigen. Geht es um komplexe Themen, empfiehlt es sich sogar, die Verhandlungen nicht allein, sondern im Team vorzubereiten und eventuell auch im Team zu führen. So lässt sich die Datenflut leichter managen und im richtigen Verhandlungsmoment gezielt einsetzen.
Vorbereitungsschritt #3: Das Setting kultivieren
Ihr eigenes Verhandlungsteam ist ebenso Bestandteil des Settings wie das Ihrer Verhandlungspartner und die Interaktion zwischen beiden. Ihnen obliegt es, Ihren Teammitgliedern klare Aufgaben zuzuteilen und sicherzustellen, dass alle während des Verhandlungsprozesses eine sachliche, unpersönliche Haltung wahren können. Ob das gelingt, hängt jedoch maßgeblich von guter Vorbereitung ab. Wenn Sie der Gastgeber einer Verhandlung sind, liegt es daher in Ihrer Verantwortung, eine angemessene Arbeitsatmosphäre zu schaffen.
Von der Korrespondenz mit der Gegenseite bis hin zur Einrichtung der Räumlichkeiten sollten Sie beim Vorbereiten einer Verhandlung nichts dem Zufall überlassen. Klären Sie vor allem frühzeitig, wer Ihnen gegenübersitzen wird, damit Sie sich auf eventuelle Vorlieben, Spleens oder bekannte Verhandlungsstrategien einstellen können. Arbeiten Sie mit einem Team, gilt es außerdem, die Sitzordnung strategisch zu denken: Welche Verhandlungsstile und Spezialisierungen könnten besonders gut geeignet sein, um bestimmte Vorgehensweisen der Gegenseite auszugleichen?
Beachten Sie bei alldem, dass Sie – unabhängig vom Verhandlungsergebnis im konkreten Einzelfall – in Zukunft womöglich erneut mit der Gegenseite zu tun haben werden. Ein übergeordnetes Ziel erfolgreicher Verhandlungen besteht stets darin, einen positiven gegenseitiger Rapport und damit die Grundlage für zukünftige Geschäftsbeziehungen zu schaffen.
Seminare und Coaching für Verhandlungsvorbereitung
Haben Sie bereits Erfahrung in der Verhandlungsführung – etwa im Einkauf oder im Vertrieb – und wollen Ihre Kenntnisse vertiefen? Oder sind Sie Anfänger und möchten sicherstellen, dass Sie von Anfang an mit den besten Methoden in Ihre Verhandlungen gehen? In den Seminaren und Coachings von SEMINAR-INSTITUT teilen Verhandlungsprofis ihr Know-how mit Ihnen.
In unserem Seminar „Profiling in der Verhandlung“ lernen Sie, Verhandlungspartner zuverlässig einzuschätzen. Neben der effizienten Vorbereitung auf Verhandlungen steht dabei auch die schnelle Reaktion auf den Gesprächsverlauf im Mittelpunkt. Im Rahmen eines speziellen Rhetoriktrainings üben Sie sich darin, den Verhandlungsverlauf zu analysieren und Ihre Strategien flexibel anzupassen. Für Fach- und Führungskräfte, die an ihrem professionellen Auftreten in Verhandlungssituationen arbeiten und als formvollendete Gastgeber für Verhandlungspartner auftreten wollen, empfehlen wir außerdem das Seminar „Business Knigge“.
