Ein SEMINAR-INSTITUT-FAQ
Nach Feierabend direkt an den Strand? Erst ins Museum und dann an den Schreibtisch? Oder einfach direkt mit dem Laptop in ein Café mit Blick auf die malerische Kulisse einer Stadt, die Sie schon lange einmal besuchen wollten? Mobiles Arbeiten macht’s möglich!
Was für die meisten Arbeitnehmer als Notlösung während der COVID-19-Pandemie begann, hat sich inzwischen für viele zu einem Benefit entwickelt, den sie nicht missen möchten, denn neben flexiblerer Zeiteinteilung ermöglicht die mobile Arbeit auch die Entwicklung vollkommen neuer Konzepte, die das Nützliche mit dem Schönen verbinden. Besonders beliebt ist aktuell die sogenannte „Workation“, die – wie der Name bereits vermuten lässt – den Arbeitsplatz an einen Urlaubsort verlegt und es uns dadurch ermöglicht, den Feierabend auf vollkommen neue Art und Weise für die Freizeitgestaltung zu nutzen.
Aber wer kann eigentlich eine Workation einlegen? Wie ist das mobile Arbeiten aus dem Ausland nach deutschem Arbeitsrecht geregelt – und warum lohnt es sich, nicht nur für die Zeit im Homeoffice, sondern auch für Workations eine offizielle Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber aufzusetzen? In diesem FAQ haben die Experten von SEMINAR-INSTITUT die fünf häufigsten Fragen zum Thema Workation für Sie beantwortet.
Frage #1: Wie ist eine Workation aus arbeitsrechtlicher Perspektive definiert?
Im deutschen Arbeitsrecht ist die Workation bisher nicht verankert – eine verbindliche Definition gibt es daher bislang nicht. In der Praxis wird das Konzept meist wie eine Sonderform des mobilen Arbeitens behandelt: Auch bei einer Workation verlegt der Arbeitnehmer seinen Arbeitsplatz an einen Ort außerhalb der eigentlichen Betriebsstätte, hat dort aber keinen fest eingerichteten Arbeitsplatz, wie er im Fall der langfristigen Telearbeit – d.h. des Homeoffice – gemäß § 2 Absatz 7 der Arbeitsstättenvereinbarung erforderlich wäre. Infolgedessen ist die Workation eine Form der Arbeitsorganisation, die jeder Arbeitnehmer individuell mit seinem Arbeitgeber vereinbaren muss – denn ein grundsätzliches Recht auf mobiles Arbeiten gibt es in Deutschland derzeit nicht.
Zweitens können auch Arbeitnehmer, die eine Telearbeits-Vereinbarung unterzeichnet haben und daher ohnehin einen Teil ihrer Arbeitszeit am heimischen Schreibtisch verbringen, nicht einfach das Homeoffice an den Strand verlegen: Da nach deutschem Arbeitsrecht im Fall von Telearbeit der Arbeitgeber die Verantwortung dafür trägt, dass auch im Homeoffice die grundlegenden Anforderungen an den Arbeitsschutz erfüllt sind, ist der Arbeitsort in Telearbeits- bzw. Homeoffice-Vereinbarungen typischerweise festgelegt. Wer sein Homeoffice an einen anderen Ort verlegt, ohne das Einverständnis seiner Vorgesetzten einzuholen, entfernt sich unangemeldet vom Arbeitsort und riskiert daher rechtliche Konsequenzen, wenn die heimliche Workation auffällt.
Frage #2: Wer kann eine Workation einlegen?
Grundsätzlich kann jeder Arbeitnehmer, der mit seinem Arbeitgeber eine entsprechende Vereinbarung getroffen hat, eine Workation einlegen. Als besonders leicht zu organisieren erweisen sich Workations gewöhnlich für Arbeitnehmer, die ohnehin bereits eine Telearbeits- bzw. Homoeffice-Vereinbarung mit ihrem Arbeitgeber geschlossen haben. In diesen Fällen steht fest, dass anstehende Aufgaben von einem beliebigen Ort aus bearbeitet werden können, sodass bei der Verhandlung um die Möglichkeit einer Workation weniger die grundsätzliche Umsetzbarkeit als die Organisation im konkreten Einzelfall im Mittelpunkt steht. Das soll aber keineswegs heißen, dass mobiles Arbeiten am Urlaubsort nur für Arbeitnehmer infrage kommt, die ohnehin viel Zeit im Büro verbringen und ihren Arbeitsplatz entsprechend leicht verlegen können.
Auch Fach- und Führungskräfte, deren Arbeitsalltag sich nur zu einem kleinen Teil am Schreibtisch abspielt, können oftmals eine Workation umsetzen – z.B. durch eine strategische Kombination aus mobilem Arbeiten und einer Weiterbildung, die sie entweder in Präsenz am Urlaubsort oder mit einem eLearning Seminar ortsunabhängig belegen können. So könnte etwa ein Vertriebsmitarbeiter im Außendienst, der eigentlich den Großteil seiner Zeit bei Kunden verbringt, in Rücksprache mit seinen Vorgesetzten eine Woche Workation in Hamburg, Zürich oder Salzburg einlegen, in deren Verlauf er das digitale Customer Management System pflegt, den Gesprächsleitfaden für die telefonische Kaltakquise aktualisiert und eine zweitägige Vertriebsschulung besucht.
Frage #3: Wie lange kann eine Workation dauern?
Eine zeitliche Beschränkung für Workations gibt es nicht; den organisatorischen Rahmen gibt stets die im konkreten Einzelfall getroffene Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vor. Je nach Reiseziel können allerdings weitere Faktoren hinzukommen – etwa ein für den Aufenthalt erforderliches Visum. Wer seinen Arbeitsplatz nicht nur für ein, zwei Wochen ins Ausland verlegen, sondern sich mit dem Gedanken trägt, für einen längeren Zeitraum auf Telearbeit aus dem Ausland umzusteigen, sollte sich außerdem frühzeitig mit den möglichen arbeits- und steuerrechtlichen Konsequenzen eines solchen Arrangements (u.a. mit den Sonderregelungen für Grenzgänger) beschäftigen.
Frage #4: Welche Arbeitsmaterialien brauchen Arbeitnehmer für eine Workation?
Bei einer Workation im strengen Definitionssinn handelt es sich um Homeoffice-Tage, die nicht am heimischen Schreibtisch, sondern an einem Urlaubsort verbracht werden. Ausschlaggebend für die richtige Vorbereitung sind daher die Aufgaben, die während der Workation zu erledigen sind: Ins Gepäck gehören alle Arbeitsmaterialien, die Arbeitnehmer benötigen, um die Aufgaben zu erledigen, die sie typischerweise aus dem Homeoffice bearbeiten würden. Ist mobiles Arbeiten vereinbart, muss der Arbeitgeber die hierfür erforderlichen Endgeräte wie Laptop oder Diensthandy zur Verfügung stellen.
Da für die Sicherheit dieser Endgeräte und der darüber zugänglichen Daten jedoch der Arbeitnehmer verantwortlich ist und im Verlust- oder Schadensfall auch dafür haftbar gemacht werden kann, lohnt es sich, im Vorfeld einer Workation stets auch das Thema IT-Sicherheit noch einmal mit den zuständigen Experten im Unternehmen zu besprechen. Ein VPN-Client für sicheren Zugriff auf sensible Daten ist für Dienstgeräte, die außerhalb der firmeneigenen Netzwerke betrieben werden, inzwischen in den allermeisten Unternehmen Pflicht – und weil nie auszuschließen ist, dass Gepäck unterwegs verloren gehen oder schlimmstenfalls gestohlen wird, sollten alle Geräte, die mit auf Workation gehen, stets auch mit Zwei-Faktor-Authentifizierung gesichert sein.
Frage #5: Warum lohnt es sich, eine offizielle Workation-Vereinbarung aufzusetzen?
Für die Organisation einer Workation gelten dieselben rechtlichen Rahmenbedingungen wir für die Arbeit im Homeoffice. Ganz konkret bedeutet das beispielsweise, dass ein gewisses Maß an Arbeitsschutz immer gegeben sein muss – ganz gleich, von wo aus Arbeitnehmer ihren Aufgaben nachgehen. Auch für die Workation gelten daher z.B. Pausenregelungen und Arbeitszeiterfassung. Damit sich alle Parteien ihrer Rechte und Pflichten bewusst sind, ist es daher ratsam, für Workations eine arbeitsrechtliche Zusatzvereinbarung aufzusetzen.
Für Arbeitnehmer, die eine Reise in eine andere Zeitzone planen, spielt dabei auch die Zeitverschiebung eine wichtige Rolle. Damit für alle Parteien rechtssicher festgelegt ist, zu welchen Zeiten der Arbeitnehmer auf bestimmten Kanälen erreichbar sein muss – sei es für Kunden, Kollegen oder Vorgesetzte –, sollte für eine Workation stets auch eine möglichst klare Arbeitszeitvereinbarung getroffen werden. Falls es im Unternehmen bestimmte Situationen gibt, in denen die Anwesenheit des Arbeitnehmers vor Ort zwingend notwendig sein könnte, ist es außerdem ratsam, in der Workation-Vereinbarung auch festzuhalten, unter welchen Umständen der Arbeitgeber eine Rückkehr an den eigentlichen Arbeitsort anordnen kann.
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