Von WhatsApp über Microsoft Teams bis Slack – digitale Messenger sind für viele von uns längst fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Und eines müssen wir ihnen auch zugutehalten: Chats können die digitale Kommunikation definitiv enorm beschleunigen. Vorausgesetzt, es herrscht ein gewisses Mindestmaß an Struktur. Je mehr Kollegen an einem Chat beteiligt sind, desto schneller verliert man schließlich auch die Orientierung: Wer hat was bereits gelesen, worauf schon geantwortet – und welche Themen dürfen zwischen all den Schlag auf Schlag eingehenden Nachrichten auf keinen Fall untergehen?
Wir helfen Ihnen und Ihrem Team dabei, auch in der digitalen Kommunikation per Messenger den Überblick zu behalten. In diesem Beitrag teilen die Experten von SEMINAR-INSTITUT drei praxiserprobte Tricks für effizientere Firmenchats.
Trick #1: Nutzen Sie Betreffzeilen, um wichtige Themen zu markieren
Einer der größten Nachteile der digitalen Kommunikation per Messenger besteht darin, dass alle Themen in ein- und demselben Thread bearbeitet werden. Das hat zur Folge, dass insbesondere Gruppenchats mit vielen Teilnehmern schnell unübersichtlich werden können. Um sicherzugehen, dass wichtige Nachrichten im Firmenchat nicht untergehen und die digitale Kommunikation bei Bedarf auch schnell durchsucht werden kann, bietet es sich daher an, zumindest bei wichtigen Themen, die alle zur Kenntnis nehmen sollten, bewusst mit Betreffzeilen zu arbeiten.
Das mag im ersten Moment eher nach förmlicher E-Mail-Korrespondenz als nach einem Chat klingen, der ja gerade durch die schnelle, unkomplizierte Kommunikation digitale Workflows unterstützen soll. In der Praxis aber erweist es sich gerade in Gruppenchats oft als ausgesprochen nützlich, wenn wichtige Nachrichten mit „Betreff“ und einer fettgedruckten Inhaltsangabe überschrieben sind. So ist auf den ersten Blick klar, wo die Nachricht beginnt – und wer nach bestimmten Informationen sucht, kann sich optisch an den fettgedruckten Zeilen orientieren oder den Chatverlauf einfach nach dem Schlagwort „Betreff“ durchsuchen.
Trick #2: Fassen Sie regelmäßig den Stand der Dinge zusammen
Neben Betreffzeilen für wichtige Nachrichten gibt es noch eine zweite Möglichkeit, um die digitale Kommunikation im Firmenchat übersichtlicher zu gestalten: Regelmäßige Zusammenfassungen, in denen der aktuelle Stand der Dinge zu einem Thema festgehalten wird. Auch wenn es zu den wichtigsten Themen noch eine offizielle Rundmail oder eine Bekanntmachung übers Intranet gibt, kann es ausgesprochen praktisch sein, auch in Messengern ab und zu Zwischenergebnisse festzuhalten.
Zum einen können Zusammenfassungen in der digitalen Kommunikation die Entscheidungsfindung unterstützen und dazu beitragen, dass auch in Online-Messengern, in denen große Gruppen – sei es ein Projektteam oder eine ganze Abteilung – zusammenarbeiten, ein handlungsorientiertes, fokussiertes Vorgehen möglich wird. Auch wenn die digitale Kommunikation per Messenger bisweilen ein wenig chaotisch ablaufen mag, weil Nachrichten zeitgleich erscheinen oder mehrere Themen parallel bearbeitet werden, zeigt ein Fazit klar: Hier wurde bereits ein Konsens gefunden und ein Plan für die nächsten Schritte aufgestellt, den alle Beteiligten als verbindlich betrachten können.
Zum anderen kann ein knappes Fazit in der digitalen Kommunikation auch als Gedächtnisstütze dienen – und dazu, Kollegen schnell wieder auf den aktuellen Stand zu bringen. Besteht die Möglichkeit, den Chatverlauf nach einem für solche Fälle vereinbarten Schlagwort wie „Fazit“ oder „Nächste Schritte“ zu durchsuchen, ist es nach dem Urlaub oder nach einem krankheitsbedingten Ausfall weit weniger überwältigend, wenn sich seit dem letzten Login ein großer Nachrichtenstapel im Messenger angesammelt hat: Solange kein offizielles Fazit unter der Diskussion steht, läuft der Prozess noch – und wenn es bereits eine Zusammenfassung gibt, ist dort zu lesen, was zu tun ist.
Trick #3: Führen Sie Emoji-Pflicht ein
Auch in der digitalen Kommunikation gilt: Zuhören will gelernt sein! Zwar bieten die allermeisten Messengerprogrammen ihren Usern die Möglichkeit, anzeigen zu lassen, wer eine Nachricht empfangen und wer sie bereits aufgerufen hat, doch wer auch alles aufmerksam gelesen hat, das steht oft auf einem ganz anderen Blatt. In Anbetracht der schieren Menge an Nachrichten, die gerade in der digitalen Kommunikation tagtäglich auf Fach- und Führungskräfte einprasseln, geht schlicht ab und zu etwas unter. Das ist verständlich, erweist sich für die Absender der betreffenden Nachrichten aber auch oft als unpraktisch – und als zeitraubend, wenn sichergestellt werden muss, dass tatsächlich alle Beteiligten auf dem aktuellen Stand sind.
In der digitalen Kommunikation per Messenger gibt es hierfür glücklicherweise eine besonders niedrigschwellige Lösung: Für Nachrichten, die alle im Chat unbedingt lesen sollten, können Sie ganz einfach Emoji-Pflicht einführen. Nahezu jeder Messenger bietet die Option, mit einem Emoji auf eine Nachricht zu reagieren. Anders als die „gelesen“-Meldung, die automatisch gesendet wird, sobald ein User über eine Nachricht scrollt, braucht es dafür allerdings eine bewusste Aktion. Wer auf eine Nachricht, in der um Feedback per Emoji gebeten wird, eine entsprechende Reaktion sendet, hat den Chat also tatsächlich gelesen. Wer auf Nummer Sicher gehen will, kann sogar um ganz spezifische und vor allem wechselnde Emojis bitten – das verhindert, dass sich allzu große Routine einschleift, die das System unterläuft.
Von E-Mail bis Firmenchat: Digitale Kommunikation der Extraklasse!
Sind auch Sie immer auf der Suche nach neuen Möglichkeiten, um die digitale Kommunikation im Arbeitsalltag noch effizienter und komfortabler zu gestalten? Wir helfen Ihnen dabei – mit Seminaren, Coaching und Consulting zu aktuellen Themen aus den Bereichen Kommunikation, Digitalisierung und Teambildung!
In unserem Seminar „Organisation Aufbau“ widmen Sie sich z. B. der Frage, wie Sie durch geschickten Einsatz digitaler Kommunikation Ihre Erreichbarkeit im Arbeitsalltag optimieren können. Dabei entwickeln Sie gemeinsam mit unseren Experten Ihre ganz persönliche Multichanneling-Strategie und üben sich darin, vom Firmenchat bis zur geschäftlichen E-Mail auch in der digitalen Kommunikation stets professionell aufzutreten.
Möchten Sie sich spezifisch mit Blick auf die Zusammenstellung neuer Teams mit Fragen der digitalen Kommunikation im Arbeitsalltag beschäftigen, können wir Ihnen auch unser Seminar „Teambildung Aufbau“ empfehlen. Hier setzen Sie sich aus Perspektive der Führungskraft u. a. mit der Frage auseinander, wie Sie Mitarbeiter und Kollegen zur aktiven Teilnahme an der digitalen Kommunikation im Team anregen und in Gruppenchats für Ordnung, Übersicht und einen harmonischen Umgang miteinander sorgen können.
